Als register arbeidsdeskundige en vertrouwenspersoon krijgt De Valore inzicht in persoonlijke en soms gevoelige informatie. Daar gaan wij zorgvuldig mee om. In dit privacybeleid leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de beroeps- en gedragscode die geldt voor register arbeidsdeskundigen.
1. Wie zijn wij?
De Valore is een onafhankelijke praktijk voor arbeidsdeskundig onderzoek, re-integratiebegeleiding en externe vertrouwenspersoon. De Valore is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
De ValorePaulinapolder 25
2992 TZ Barendrecht
KvK-nummer: 85303305
E-mail: [email protected]
Voor alle vragen over privacy kunt u contact opnemen via [email protected].
2. Voor wie geldt dit privacybeleid?
Dit privacybeleid geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:
- Werknemers en cliënten voor wie wij een arbeidsdeskundig onderzoek uitvoeren of een re-integratietraject (bijvoorbeeld 2e spoor of WGA) begeleiden;
- Werkgevers en hun contactpersonen, zoals leidinggevenden en HR-medewerkers;
- Opdrachtgevers, zoals arbodiensten, verzuimbureaus en verzekeraars, en hun contactpersonen;
- Melders die contact opnemen met De Valore in de rol van externe vertrouwenspersoon;
- Bezoekers van deze website en mensen die via het contactformulier of per e-mail contact met ons opnemen.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig zijn voor ons werk. Afhankelijk van uw rol gaat het om:
Werknemers en cliënten
- Naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
- Gegevens over uw dienstverband: functie, werkgever, werklocatie, personeelsnummer, datum in dienst, contractvorm en -duur en arbeidsuren;
- Verzuimgegevens, zoals de datum van ziekmelding;
- Informatie over uw mogelijkheden en beperkingen om te werken, zoals een belastbaarheidsprofiel of Functionele Mogelijkhedenlijst (FML) van de bedrijfsarts of verzekeringsarts (zie hoofdstuk 4);
- Opleiding, werkervaring, vaardigheden en wensen ten aanzien van werk, bijvoorbeeld uit uw cv;
- Wat u en uw werkgever met ons bespreken, vastgelegd in gespreksverslagen, en de bevindingen en adviezen in ons rapport.
Wij vragen niet om uw burgerservicenummer (BSN). Ontvangen wij dit toch in een document, dan nemen wij het niet over in ons dossier of rapport.
Werkgevers, opdrachtgevers en contactpersonen
- Bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer;
- Naam, functie, geslacht, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen;
- Factuurgegevens, zoals tenaamstelling, factuuradres, factuur-e-mailadres en inkoop- of kenmerknummer;
- Afspraken, correspondentie en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, zoals functieomschrijvingen.
Melders bij de vertrouwenspersoon
- De gegevens die u zelf met ons deelt, zoals uw naam, contactgegevens en uw verhaal. U kunt ook anoniem contact opnemen.
Websitebezoekers
- Gegevens die u invult in het contactformulier (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht);
- Geanonimiseerde gebruiksgegevens van de website, alleen als u cookies accepteert (zie hoofdstuk 13).
4. Gegevens over uw gezondheid
Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Een arbeidsdeskundige is geen arts en stelt geen medische diagnoses. Voor ons onderzoek gebruiken wij de belastbaarheid zoals die is vastgesteld door de bedrijfsarts of verzekeringsarts: wat u wel en (nog) niet kunt. Medische details zoals diagnoses en behandelingen hebben wij daarvoor niet nodig.
Vertelt u ons zelf iets over uw gezondheid, dan nemen wij alleen op wat relevant is voor de vraag welk werk passend is. Medische informatie over u delen wij niet met uw werkgever.
Wij verwerken deze gegevens op basis van artikel 9 lid 2 onder b AVG in combinatie met artikel 30 lid 1 onder b UAVG: de verwerking is noodzakelijk voor de re-integratie of begeleiding van werknemers in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid. Dit gebeurt binnen de verplichtingen die werkgever en werknemer hebben op grond van de Wet verbetering poortwachter.
5. Waarvoor en op welke grondslag?
Wij gebruiken persoonsgegevens alleen voor de volgende doelen, elk met een wettelijke grondslag:
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Uitvoeren van arbeidsdeskundig onderzoek en het opstellen van rapporten en adviezen | Uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever en het gerechtvaardigd belang van werkgever en werknemer bij re-integratie; voor gezondheidsgegevens art. 9 lid 2 sub b AVG jo. art. 30 UAVG |
| Begeleiden van re-integratietrajecten (2e spoor, WGA) | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke re-integratieverplichtingen (Wet verbetering poortwachter, art. 7:658a BW) |
| Plannen van gesprekken en contact met u onderhouden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Ondersteuning als externe vertrouwenspersoon | Uw toestemming en het gerechtvaardigd belang van een veilige werkomgeving |
| Offertes, aanmeldingen, facturatie en financiële administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) bewaarplicht |
| Beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon of het contactformulier | Gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden |
| Meten en verbeteren van de website | Uw toestemming (cookiekeuze) |
| Voldoen aan beroepsregels, zoals kwaliteitstoetsing en de afhandeling van klachten | Gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen |
Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en nemen geen besluiten over u die uitsluitend door een computer worden genomen. Het advies in een rapport is altijd het professionele oordeel van de arbeidsdeskundige.
6. Vertrouwenspersoon: extra vertrouwelijk
Neemt u contact op met De Valore als externe vertrouwenspersoon, dan is wat u vertelt vertrouwelijk. Wij delen uw gegevens of uw verhaal niet met uw werkgever of anderen zonder uw uitdrukkelijke toestemming. De enige uitzondering is een wettelijke plicht of een situatie waarin ernstig gevaar voor u of anderen dreigt.
Aan de organisatie rapporteren wij alleen geanonimiseerde gegevens, bijvoorbeeld in een jaarverslag met het aantal en het soort meldingen, zonder dat dit tot personen te herleiden is.
7. Uw rapport: inzage en correctie
Voordat een arbeidsdeskundig rapport definitief wordt uitgebracht aan de opdrachtgever, krijgt u als werknemer de gelegenheid om er kennis van te nemen. Feitelijke onjuistheden passen wij aan. Bent u het niet eens met de conclusies, dan kunt u uw zienswijze laten opnemen in of bij het rapport.
Het rapport wordt alleen gedeeld met de opdrachtgever en de partijen die bij de re-integratie betrokken zijn en de informatie nodig hebben (zie hoofdstuk 8).
8. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen:
- De opdrachtgever (uw werkgever, arbodienst, verzuimbureau of verzekeraar) ontvangt het rapport of de voortgangsrapportages, zonder medische details;
- De bedrijfsarts of verzekeringsarts, voor zover nodig voor de afstemming in het re-integratietraject;
- UWV, alleen als u of uw werkgever het rapport zelf gebruikt in een aanvraag of beoordeling (bijvoorbeeld bij de WIA-aanvraag of een deskundigenoordeel);
- Dienstverleners die ons ondersteunen (verwerkers), zoals de leveranciers van onze e-mail en agenda, ons dossiersysteem, ons boekhoudpakket en onze websitehosting. Met hen hebben wij afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging, zo nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken;
- Instanties waaraan wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken, zoals de Belastingdienst.
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.
9. Gegevens buiten de Europese Unie
Wij verwerken gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de EU of maken deel uit van een Amerikaans concern. Waar gegevens buiten de EU terecht kunnen komen, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
10. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Dossier en rapport van een arbeidsdeskundig onderzoek of re-integratietraject | 2 jaar na afronding van de opdracht; 5 jaar als de werkgever eigenrisicodrager is voor de WGA of Ziektewet, omdat het dossier dan langer nodig kan zijn |
| Aantekeningen als vertrouwenspersoon | Tot de melding is afgesloten, daarna uiterlijk binnen 1 jaar vernietigd; alleen geanonimiseerde gegevens blijven bewaard voor het jaarverslag |
| Offertes, aanmeldformulieren, facturen en financiële administratie | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Gegevens van contactpersonen bij werkgevers en opdrachtgevers | Zolang de zakelijke relatie bestaat en maximaal 2 jaar daarna |
| Berichten via het contactformulier of e-mail (zonder opdracht) | Maximaal 1 jaar na afhandeling van uw vraag |
| Analytische websitegegevens | Maximaal 26 maanden (Google Analytics); uw cookiekeuze 1 jaar |
Een langere bewaartermijn geldt alleen als de wet dat verplicht of als het nodig is voor de afhandeling van een lopende klacht of procedure.
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder:
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor de website, e-mail en het dossiersysteem;
- Een beveiligd digitaal dossier met persoonlijke inlog; alleen wie de gegevens nodig heeft voor het werk heeft toegang;
- Regelmatige back-ups en het tijdig installeren van beveiligingsupdates;
- Geheimhoudingsplicht voor iedereen die met persoonsgegevens werkt.
Gaat er onverhoopt iets mis met uw gegevens (een datalek), dan melden wij dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u als het lek risico's voor u heeft.
12. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
- Inzage: u mag weten welke gegevens wij van u hebben en een kopie ontvangen;
- Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen;
- Verwijdering: uw gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren;
- Beperking: de verwerking tijdelijk laten stoppen, bijvoorbeeld zolang de juistheid wordt onderzocht;
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
- Overdraagbaarheid: gegevens die u zelf heeft aangeleverd in een gangbaar formaat ontvangen;
- Toestemming intrekken: eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken.
U kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Stuur daarbij geen kopie van uw identiteitsbewijs met BSN en pasfoto mee; wij maken in overleg met u een veilige afspraak. Wij reageren binnen één maand.
Is een rapport al aan de opdrachtgever uitgebracht, dan kan het wissen of beperken van gegevens gevolgen hebben voor de re-integratie of voor een beoordeling door UWV. Wij bespreken dat altijd eerst met u.
13. Website, cookies en contactformulier
Analytische cookies
Deze website gebruikt Google Analytics 4 om te zien hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij de website kunnen verbeteren. Wij plaatsen deze cookies alleen als u daar toestemming voor geeft. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd, de gegevens worden niet gebruikt voor advertenties en niet met andere Google-diensten gedeeld. Wij meten onder andere:
- Welke pagina's worden bezocht en hoe lang;
- Via welk type apparaat en browser de website wordt bezocht;
- Algemene locatiegegevens (land of regio, niet uw exacte locatie).
Uw keuze onthouden wij 1 jaar in uw browser. U kunt deze keuze hieronder of via "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina op elk moment wijzigen. Als u weigert, werkt de website gewoon.
Lettertypen
Voor de weergave van de website laden wij lettertypen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technisch uw IP-adres. Google plaatst hiervoor geen cookies.
Contactformulier
Vult u het contactformulier in, dan worden uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht per e-mail naar ons verstuurd. Deze gegevens gebruiken wij alleen om uw vraag te beantwoorden. Ze worden niet in een database op de website opgeslagen en niet met derden gedeeld.
14. Vragen en klachten
Heeft u een vraag of bent u ontevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected]. Wij zoeken graag samen met u naar een oplossing.
Komen wij er samen niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Klachten over het professioneel handelen van de arbeidsdeskundige kunt u ook voorleggen aan de Stichting Register Arbeidsdeskundigen (SRA).
15. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze werkwijze of de wet verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan ziet u wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.